Newsletter No. 353

No. 353, 4.3.2010 第三五三期　二零一零年三月四日　No. 353　4 March 2010 本刊由香港中文大學資訊處出版，每月出版兩期。截稿日期及稿例載於 www.cuhk.edu.hk/iso/newslter/ 。 The CUHK Newsletter is published by the Information Services Office, CUHK, on a fortnightly basis. Submission guidelines and deadlines can be found at www.cuhk.edu.hk/iso/newslter/. 促成反觀內照 內部審核處在管理效率檢討的角色 Serving as a Mirror How Internal Audit Office Sees Its Role in the MER Update 內 部審核處於1993年成立，是客觀獨立的部門。在 職能架構上，該處處長鄭婉明女士向校董會的審 核委員會負責，在行政上則向校長負責。 內部審核處的主要任務是針對校內各部門的運作和活動， 提供分析、評估和建議，以協助大學管理層和部門有效地 履行職責。除處長外，該處共有五名內部核數師，並從資 訊科技服務處借調兩名人員協助審核資訊科技系統，另有 一名文員。 內部審核處由1996至2006年協助管理效率專責小組推行 校內管理效率檢討。資源調配委員會要求該處由2009至 10年度起，跟進調查校內三十九個非教學部門的管理效 率。這調查須於2012年6月前完成，目的是衡量這些部門 的人手安排，以協助大學在2012年推行本科四年制前，為 各部門制訂合適的單項預算撥款。 一個獲配過多資源的部門可以很有生產力，但卻沒有效 率。因此，部門如果能以更少的資源維持現有服務；或者 資源不變，但藉着重組步驟、工序或架構來加強服務，才 能說這個部門效率改善。 鄭處長相信，部門的資源應用於何處，如何按照需要調 度，最清楚的莫過於該部門主管和同事。因此她強調： 「這次跟進調查是內部審核處和其他部門共同努力的過 程。內部核數師不能創造奇跡，我們也沒有水晶球，無法 獨力判斷真正所需的資源。本處的工作是與部門通力合 作，蒐集數據和分析，使部門的管理者對自己的運作和資 源有真實的自我評估。」 大學內部審核處進行跟進調查時所扮演的角色，簡單來 說，是為受審核的部門提供一面鏡子，讓部門管理層（一） 看到自己現在提供服務或工作時，是如何運用部門的資 源；（二）判斷以跟現有相若的資源，是否能應付2012年的 工作量。內部核數師不是樣樣皆能，所以遇到專門領域， 內部審核處會聘請校外顧問協助。 效率的量度畢竟不是精確科學，如鄭處長所說：「這是一 門平衡資源和部門的目標、任務和文化的藝術。」 鄭處長說：「內部審核是優良管治不可或缺的一環。大多 數有規模的組織都會設立客觀和獨立的部門去執行內部 審核。」其他本地大學都有自己的內部審核部門，或者把 服務外判給國際審計事務所。 審計可以是一件吃力不討好的工作，並非人人對內部核數 師都會張臂相迎。鄭處長說也曾遇過多疑的當事人，但憑 着誠懇和著重主動溝通的性格，最終都能把對方不必要 的疑慮消弭於無形。她說：「內部審核不但需要專業知識， 還要具備耐心和豐富的人際溝通技巧。如能對他們的疑慮 給以適當的關注，最難相處的人都會成為友善和有助的同 事。」鄭處長說，感到自己和內部審計團隊能助大學改善， 是她工作滿足感的來源。 T he Internal Audit Office (IAO) was set up in 1993 as an objective and independent office. The director of Internal Audit, Mrs. Kim-Hong Thi Cheng, reports functionally to the Audit Committee under the University Council and administratively to the Vice- Chancellor. The principal mission of IAO is to assist the University’s management and operating units in the effective discharge of their responsibilities by furnishing them with analyses, appraisals, and recommendations concerning the operations or activities reviewed. In addition to the director, IAO has five internal auditors, two IT auditors on secondment from the Information Technology Services Centre, and a general clerk. IAO assisted the University’s Task Force on Management Efficiency to perform Management Efficiency Reviews (MER) of central administrative units in 1996–2006. Starting from 2009–10, the Resource Allocation Committee is commissioning IAO to complete MER Update for 39 non-teaching units by June 2012. The MER Update is to determine the right manpower level for each non-teaching unit so that the University can formulate an appropriate one-line budget for the unit in view of a four-year normative undergraduate curriculum which will start in 2012. A unit can be very productive in output yet inefficient if it is given overabundant resources. Therefore, efficiency can be enhanced if (a) a unit can maintain the same output with fewer resources, or (b) the unit (續下頁 To be continued ) 鄭婉明女士（中）與內部審核處同事 Mrs. Kim-Hong Thi Cheng (centre) and her colleagues