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人事處處長利順琼談和諧樂聲與工作環境

人事處處長利順琼女士

可以談一下你在高等院校工作的經驗嗎?

我畢業後加入理工大學工作,先在學系處理學生事務、學務、財政預算等,四年後轉到中央秘書處,開始接觸人事管理,其後加入中文大學人事處,一眨眼便十八年了。當中曾任職不同崗位,負責教學人員和非教學人員的招聘等,也協助推動過多個政策及計劃,例如教學人員的職系及審議制度。

升任人事處處長一年了,習慣了沒有?

各個人事工作範疇的現行運作我都了解的,最不習慣的反而是自我介紹為人事處處長,我總是告訴別人我是人事處的同事便算了。我還要學習的是角色的改變,以往做好自己範圍的工作便可,現在,我得考慮該找哪位同事、或者該怎樣組合團隊來負責某項工作才合適。我也有責任讓同事明白大學管理層的想法及宏觀地考慮如何配合大學整體發展方向。

人事處剛在9月舉行集思會,效果是否理想?

集思會有三十多位行政職級的同事參加,主題是Dancing with Business。共舞需要起碼兩個人配合,也就是說希望我們不單自視為一個按指派完成案頭工作的服務單位,而是了解大學的使命和進程,不同學院的發展方向,自發配合。集思會是個很好的開始,讓大家溝通了解。分組討論時同事也提出了一些短期和長期工作發展的建議,我們將會討論這些建議的可行性。

常有批評說政府資助院校的人事制度欠缺彈性,追不上時代需要,你同意嗎?

大學人事管理與小規模機構大有不同,中文大學現有七千兩百多位員工,另有接近二千兼職員工,我們要盡量透過制度維持穩定性和公平,所以很多事情都有明文規定,有格式可循,不能罔顧制度,輕言彈性。其實大學也不斷在改變,包括增加入職薪酬的彈性,引進考績制度,把加薪與績效掛鈎。

高等院校容易吸引新畢業生入行嗎?

對不是唸醫學和法律等專科的學生,院校的一般職系如助理主任和項目統籌員等是頗具吸引力的,這些職位可讓他們學習一些基本工作技能。負責學務或學生事務的部門也喜歡聘用剛畢業的學生,由於他們在大學成長,對部門服務對象的需要特別清楚。

對加入院校工作的年輕人有何忠告?

今時今日,很多工作都着重溝通和表達,年輕行政人員首要掌握好中英語文能力,不單是用文字記述,也要注重鋪排,揣摩對方或第三者會如何理解,以最適合的語調詞彙表達。我剛畢業在學系工作的那四年,上司是一位很有學養的英國學者,單看舊檔案裏的報告和信件,琢磨他如何陳述理據、開頭作結,已有學不完的地方。我甚至把生字抄寫下來學習,那本子到現在還保存着呢。

其次是不怕苦。經驗尚淺的行政人員負責的往往是大項目裏的小環節,沉悶、重複性強。別抗拒,盡量學習,除了做好自己負責的部分,也從合作夥伴及服務對象的角度思考,理解對方需要,學習如何配合,並加深對工作的認識。

你是業餘合唱團成員和戲劇表演者,為甚麽喜歡這兩種活動?

這些大學時代發展下來的興趣,已變成習慣,也塑造我的性格。以唱歌為例,雖然五音整全,但要把自己變成一件樂器般發聲,讀譜視唱,都需要不斷苦練。習慣了,在其他事上,我也不怕下苦功。唱歌的頭十年是學唱,再進一個層次,其實是學聽。我在合唱團裏唱女低音,多不是唱主旋律,而是要聆聽人家怎樣唱,襯托配合,達致和諧。我喜歡和諧的聲音,我的日常工作也包括怎樣促進人們和諧共事。

話劇和唱歌都是與人溝通的藝術,我不單要思索怎樣講某一句臺詞,還要明白這個角色為甚麽要這樣說,會有甚麽效果。在工作上,我同樣要令別人明白我所說的,要了解說話對象的想法或訴求,從而作出有效的溝通。戲劇伴我成長,也幫我了解身邊的人和事。

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