中大通訊第1期

中大通訊 化，新目標釐定了，工作量增大了， 制度及方法如果仍保持不變，必定 會有職責混淆、效率低降的弊病， 固此變動順應而生。我强調我們不 是爲求轉變而轉變，我們是爲了配 合實際需要而作改動。 問：你估計有關同事會不會有適應 的困難？你又期望甚麼時候見到改 組成效？ 答：我認爲轉變是人生之一部分， 沒有轉變，人生便會淡而無味，對 追求生命之熱誠亦會大減。但我也 明白，很多人對轉變存有戒心，有 時會希望事情恆常不變。固此我估 計新的安排要經一段時間才可上軌 道。我並不冀望立刻見到成效，我 甚至預期在改組之初，工作效率可 能會降低，因爲各人都要重新學習 及適應。但我從不懷疑各人的魄力 及工作熱誠，我期望他們在接受任 務，面對責任之際會無懼無怨，盡 量把適應期縮短，最終他們必會發 現新安排會給他們帶來更大的工作 滿足感。 問：爲何會有無懼無怨的說法？ 答：在某一些行政架構裏（例如政 府），權力和責任一貫授給較高層 的職位，大部分人習慣了事事聽命 於上級，毋須顧慮責任問題。一旦 要自己發號施令，還要承擔所有後 果 ， 未免會有些忐忑不安。 問：要繪畫一個新的行政組織圖不 怎麼困難，但要所有人改變對職責 的固有想法做法，卻並不容易。譬 如說，一向我事事都必須請示三方 面的意見；在新制度之下，難保我 不繼績向他們甚至更多人請示，因 爲我覺得這樣做安全點，出了錯， 也有人「照應」，或者分擔責任。 我未必明白在新制度裏，「請示」 只是諮詢的一部分，並不能替代 「決定」；請示所得的結果只可作 爲參考，最終的決定還在我，最終 負責的也只是我。我也未必明白事 無大小，先取得上司首肯才去進行 有甚麼不妥。我哪裏會知道在新制 度下這只反映我的無能而非對上司 的尊敬？就算理論上明白了，在他 人未如此做之前，我也不敢首先實 行。如果每個人都抱有這種想法， 豈不是改組等於沒改組？ 答：我了解改變人們的思想及工作 習慣是件難事，但正如我剛才所 說，我對各同事的睿智和能力有極 大信心，而且我會抱開放的態度， 跟他們解釋討論。如果他們有任何 困擾，可以直接來找我。我們也會 不斷審察改組的進度及成效，以免 改組眞的變成紙上談兵。 問：秘書處現在人手短缺，再加上 辧公地方及電腦設施不足，對改組 會構成怎樣的影響？ 答：這些當然都是改組的障礙，會 拖慢改組的進度。不過校園電腦化 計劃已逐步實施，主要職位空缺也 代表內部晉升機會的增加，所以它 們的威脅都不太大。 問：類似秘書處的改組會在其他單 位實施嗎？ 答：其他單位有需要作出轉變時， 當然也會改組。我就是希望秘書處 改組成功，作爲其他單位改革的借 鏡。 新行政架構的產生 大學秘書長槪述秘書處新安排 大學正進入一個重要的發展階段。正如高校長在 接受《中大通訊》訪問時所强調：「我們已確定了新 方向，定下了新目標，要加强與國際及本地的聯繫， 重整課程及提高敎學質量以適應社會的新需要。爲 了應付種種新任務，順利地如期達到各項新目標，我 們必須調校舊有的行政架構。」 首先重整的行政部門是大學秘書處。由九零年一 月一日起，秘書處內各單位將整編爲三個組，計爲人 事組、大學發展組，及校務組。各職位之工作範圍及 職責亦會重新分配，以避免重叠混亂。俟後，各單位 主管在其責任範圍內，能較前更獨立地決策及有效地 履行職務。新行政架構將能協助秘書處妥善處理轉變 中的需求，並在工作量日增的情況下，維持高效率與 合乎水準的運作。 秘書處改組後，人事組仍管理有關敎職員編制、 培訓計劃、招聘，及敎職員待遇與福利等事務。新成 立的大學發展組則專責辦理大學日益頻繁的對外聯絡 事項。發展組之下分設三個單位，即工商界聯絡與發 展處（下設硏究合約事務處，在接受校外資助的硏究 項目前，協助有關之洽談及合約草擬工作）、學術交 流事務處，及校友事務處。而校務組內則設有新聞聯 絡處、出版事務處，以及其他服務單位。新聞聯絡處 繼續負責與新聞界之聯絡及策劃大學之各項典禮等。 而出版事務處，則負責大學校本部各刊物之出版事宜， 其中包括這份《中大通訊》。 由九零年一月一日起生效之大學秘書處組織圖刊 於下頁。 2