Newsletter No. 100

未雨綢 繆 校方致力提高工作效 應付政府削減撥款舉 廖柏偉教授 管理效率專責小組成員 主席：廖柏偉教授 委員：陳方正博士 盧乃桂教授 俞肇熊教授 鄭婉明女士 秘書：何婉兒女士 成立專責小組 大學教育資助委員會今年下半年會 爲 本 港 七 所 大 學 開 展 「 管 理 檢 討 」 (Management Review )，以期 改進院校的資源分配和規劃 機制；本校去年十一月則成 立 「 管 理 效 率 專 責 小 組 」 (Task Force on Management Efficiency) ，負責檢討校內單 位的成本效益，認定成本裁 減的可能性和制訂工作表現 指標，審核單位的組織架構 和工作程序，並於有需要時 提出重組建議。小組又會協調一切與教 資會管理檢討有關的事宜。 究竟「管理檢討」和「管理效率」檢 討有何差異？大學的整體管理和單位各自 的管理效率又是否同一回事？專責小組 的主席廖柏偉教授解釋，名稱相異只是 字眼不同，實則所指一樣。由於專責小 組的工作並非只爲應付教資會的管理檢 討，所以用另一個名稱較爲恰當。政府 已決定在下一個撥款期（一九九八至二零 零一年）削減各院校的資助額一成，校方 必須部署相應的節流措施，故而要檢討 校內的管理效率。整個檢討爲期兩至三 年，跨越教資會的管理檢討期限。 政府巳決定在下一個撥款期 削減各院校的資助額一成，校方 必須部署相應的節流措施，故而 要檢討校內的管理效率。 主力檢討行政單位效率 廖教授強調，受檢核並非代表單位 存有管理問題，而檢核的先後次序也不 反映問題（若有的話）的嚴重性。 廖教授曾任新撥款模式工作小組的 主席，主持制定單項預算的撥款方法。 他說，基於學術單位的運作和目標大同 小異，校方容易比較它們的表現，並可 透過單項預算撥款作出獎罰。各行政單 位的功能和工作性質則差異極大，表現 難以量化，更不易互相比較，故撥款不 可以公式計算，而要考慮它們過去所獲 資源多寡。專責小組的工作以檢討行政 單位的效率爲主，但亦旁及部分學術單 位。而小組成員大部分爲資深教師，以 收不偏不倚之效。 制訂表現指標 他續說：「我們難以用一 個數字代表行政單位的表現， 但單位內的個別工作項目則可 以數量化，即如圓書館編目和 教務處發出學生學歷證明書可 以日數量度。專責小組的方法 是實地查驗，抽取數據，並與主管洽 談，從中得梗槪，再與外間同類數字比 較，便可定出標準，再以此評估該項工 作能否進一步削減成本。」 廖教授解釋，該等指標不一定精 準 ， 但 起 碼 可 作 參 考 ， 日 後 再 逐 步 調 整。同類指標的比較 在 香 港 仍 處 開 發 階 段，但由於大眾日漸 關注公營機構的問責 性，這類指標會與日 俱增並越來越準確。 他說：「這類檢 討並非不平常，本地 其他院校也有進行，部 分更在兩年前 開展，多 由顧問 公司負 責。中 大因爲要 權衡本身的情 況和顧問費，延宕 至去年杪才開展。校方認爲就算聘請顧 問進行效率檢討，也要講求成本效益， 於是小組採取中庸之道：某些行政單位 的工作性質複雜、較難理解者，會交由 顧問公司處理；其他則由內部審核處負 責。小組成員兼高級內部核數師鄭婉明 女士會統籌一切數據搜集和分析事宜。」 他強調，內部審核處並非由專責小 組領導，該處只是配合小組的工作，協 助大學單位改善內部管理。 實地査驗，抽取數據，並與 主管活談，從中得梗概，再與外 間同類數字比較，便可……評估 該項工作能否進一步削減成本。 重組組織架構 重整工作流程 專責小組關注的是行政單位在 不增加資源的情況下，能否處理更 多或應付更大量的工作，又或在削 減資源後，能否維持工作的質量。廖 教授說：「重組單位的組織架構是高層次 行動，小組在這方面持開放態度，不一 定堅持。如某單位的組織架構已很理 想，有效率，則小組會著眼於其工作程 序，探究可否透過重整工作流程來節省 成本。比方說，總務處發出支票的步驟 可否由十五個減至四個呢？ 「當然，工作表現還講求質素。如減 少一位職員，雖則仍可達到工作指標， 但工作質素差得不得了，便要小心處 理。不過，小組仍會以數據爲重，因爲 各項工作表現最終都可折算爲數據，以 決定資源之增減。」 大部分行政單位並不享有獨立決策 權；如果管理效率是受高層辦事和決策 程序影響，或是受制於其他部門的配 合，小組又如何處理？「小組實地調查時 會與有關單位商討這些情況。但同人必 須明白，〔檢討〕大學的管理文化和作風 不在專責小組的職責範圍內。」 從長計議 共渡難關 「在政府撥款勢必縮減的情況下，中 大各單位如何能順利應付？這要靠單位 主管與專責小組的合 作，一起找 出 應 付 方 案。有協 商總比沒 有好，而 且我們也不想 予同人一個由上 而下的感覺。小組的工作 不是封閉的，希望與各單位從長計議， 使建議的減幅能爲單位接受。」他說。 由私人基金支持的工作崗位也會納 入檢討範圍，以協助主管人盡其 才。而檢討工作並非只針對 行政單位，也涵蓋部分學 系。如校方資源被削一 成，學術單位必定會面對 裁減預算的命運，因爲行 政開支佔大學總開支不足 十分一，不論如何樽節行 政費用也不可能塡 補該一成的損 失。 廖 教授 說：「不過校 方沒計劃因此 而取消現有的學 系，也沒打算裁員。我 們並不認爲中大面對的情況 惡劣至此。大抵而言，資源削減是透過 人手自然流失進行。」 如減少一位職員，雖則仍可 達到工作指標，但工作質素差得 不得了，便要小心處理。 各單位如何能順利應付？ 這要靠單位主管與專責小組的 合作，一起找出應付方案。 校方沒計劃因此而取消現 有的學系，也沒打算裁員。 校方要權衡利害 可以肯定的是，中大必然 受到影響。除非中大現在的 效率很差（事實不是），否 則怎可在削減資源一成的情 況下仍能維持工作質量？中 大除要提高效率外，也要兩害 取其輕，放棄一些東西。「例如減少 一名教師，學系得少開一些科目和班 數，或擴大科目的學生名額；這都不利 教學。又例如總務處把發支票的程序減 至四個，提高效率之餘，必然削弱了監 察力。校方須仔細考慮能否承擔改變帶 來的風險。」 調査透明度高 小組開展調査前，會去信有關單位 索取資料，再由鄭婉明女士與單位主管 聯絡，視乎需要及費用多寡而決定是否 聘用顧問公司。實際檢討工作則約在一 個月後展開，一般在兩個月內完成。專 責小組隨即硏討初步報告內容，期間會 邀請單位主管與小組面談，制 定具體可行的建議，呈 交校長。 調查人員會與單位 主管和中層管理人員接 觸，搜集資料和提出疑 問，但會盡量避免妨礙 他們的日常工作。惟是過程 中免不了耗用單位主管一些時間。 專責小組現正硏討建築處的初步報 告，而調查人員則在本月初開展保健處 的管理檢討工作。接下來受檢核的將會 是總務處。 小組建議只作參考 廖教授鄭重強調，各單位所得資源 都是由資源分配委員會而非管理效率專 責小組決定，小組的建議對資源分配委 員會增減各單位的預算只有參考作用， 沒有約束力。校長收到報告後，接納多 少建議也非小組所知。一 般來說，校長會把建 議交由相關委員會 (如行政與計劃委 員會、行政事務委 員會等）討論後， 才下決定，並通知 有關單位。 小組的建議對資源分 配委員會增減各單位的預 算只有參考作用 我們的目標是提高效 率，但不一定要把效率推 至百分之百。 「專責小組呈交予校長的報告，除個 別極敏感事項外，主要內容在面談時已 讓有關單位的主管知道，使其心中有 數。我們不會 貿然提出一 些單位主管 毫不知情的 方案。」 廖教授 最 後 說 ： 「我們的目標是提 高效率，但不一定要把效率推至百分之 百。整個過程強調單位主管的參與及合 作，請同人安心。」 蔡世彬 中大通訊 3 第一百期 一九九七年一月四日