Newsletter No. 382

2 No. 382, 4.9.2011 不只是分數 僱員績效評核 More than Numbers Employee Performance Review 時？只要稍加提示，主管們就曉得從那個方向去想。」 現在，人事處定期舉辦工作坊，與評核員分享寫好工作描 述和釐訂職責的訣竅。人事處網頁也有許多評核報告樣 本，讓評核員從中參考。 例行公事？ 大部分受評核的員工，每年都是做着同樣的工作，面對同 一個評核員。這樣年復一年的績效評核，如何才能避免成 為例行公事？利順琼談到自己的經驗：「我會去考慮我所 評核的人的工作歷程，到了這個階段，下一步會是怎樣走。 大家去想一想發展的空間。雖然這不一定能帶來很大的改 善，但互相增進溝通，才可進一步改進。」 張燕儀呼籲評核員平常多點留意同事的表現，發覺做得好 的地方，要記錄下來，多給予鼓勵。「不然的話，一年後你 可能只記得他做得好，在哪件事上怎樣做得好，卻說不出 來，只有一個很空泛的印象。你平常要去小心留意真實的 東西，這對同事才是公平的。」 至於圖書館系統，雖然對PRDS已駕輕就熟，但並不輕忽 地視之為年年如是的例行公事。圖書館的管理人員根據大 學規定的評核時限，設計出一個年度流程圖。施達理博士 說：「我們列出一些重要日期，標明須要完成的事項，包括 人事處要求我們輸入分數的最後限期。」圖書館員工會收 到附有這一流程圖、人事處通告和其他相關文件的電郵， 提醒他們須謹慎依時完成。 他強調，員工的表現是會有升有跌的，有時候是受工作以 外的因素所影響，而圖書館是用正面的態度來看評核，視 之為協助員工發展的方法，而非負面地視之為評價審判的 工具。「我常說，我們不是要懲罰表現不好的人，」他說。 「對於表現欠佳的人，我們不應坐下來光批評其不是，而 應看看那些人和他們的主管可以做些甚麼，改善他們的表 現，協助他們發展。所以，績效評核本質上是關乎持續改 進的事情。」 持續改進的評核制度 大學在去年年底檢討整個制度的運作。人事處舉辦了四場 聚焦小組討論，並與員工工會會面，蒐集意見，再請顧問公 司檢討制度的施行。檢討過後，顧問公司提出一些改進建 議，包括由2010 – 11年度起，每個部門會委派一位同事擔 當PRDS協調員，負責確保部門遵循PRDS的程序，並按時 完成。而於下年度實施的改進措施，則包括員工每項職責 比重之下限，由百分之十調整至百分之五。此外，評核員為 下屬作績效評核的表現，也納入其職責範圍內。 張燕儀說：「我們希望擔當評核員的同事，認真負責地做 好這事情，所以由下一年度開始，評核員的上司，要看這 些評核員有否盡心做好下屬的績效評核，是盡了應盡的責 任，還是馬馬虎虎了事。因為這是他們職責的一部分。不 能掉以輕心。」 小 學時老師發回作文，你會先看分數，還是評語？大 學畢業時拿到成績單，你在乎的是GPA的高低，還 是自己在這幾年到底學了多少東西、長了多少見識？到現 在，每年主管把僱員績效評核報告交到你手上時，你在意 的是，分數是否5.6，還是自己有否朝自己的事業發展規劃 邁進了一步？ 「一拿到主管填寫的評核報告，第一件事就是看分數。人 人都會這樣，這是人性，」大學圖書館系統館長施達理博 士說。在他看來，評核報告中有關職責和工作能力的評語， 才是真正告訴你有關此人的一切的內容。「他們不只是數 字。真正重要的不是你拿到5.9還是3.1，而是報告整體的 內容。」 獎勵員工和加強溝通的制度 大學自2 0 0 8年正式推行僱員績效評核和發展制度 （PRDS），至今年已踏入第四年。而大學圖書館系統，是 校內非常認真執行PRDS程序，評核報告做得十分出色的 部門。 施達理博士不諱言，大學最初引入這套制度時，他認為每 年一次評核太麻煩了，尤其是對員工數目眾多的部門而言。 「但是，看到它實際的運作，看到員工的評核報告交到有 關的委員會審視，獲得獎勵後，我現在覺得這樣每年一次 評核很有用。」 人事處助理處長利順琼女士補充：「引進這種制度，給予日 後人事考慮多點基礎和依據。比如晉升或轉長期聘用，我 們可以參考前兩三年的評核報告，看看他的表現是否一貫 優秀。這令我們在作人事管理的決定時，更能有所依憑。」 施達理博士很贊同這點，他說，大學實行PRDS後，圖書館 得以把員工的出色表現記錄在案。這點十分重要，因為這 些傑出員工之後可能獲得鼓勵和獎勵，包括績效獎賞計 劃、升遷或長期聘用。 他也認為績效評核是評核員至少每年一次和下屬坐下來 正式地面對面詳談的機會。「比如，對於圖書館內專業職 系的員工，我會留意他們職業生涯的歷程，了解他們的想 法，想往哪個方向發展，不管是在圖書館系統內，還是他 們專業上的目標。看看我們可以提供甚麼協助。」 除了鼓勵和獎勵表現出色的同事外，PRDS的另一個出發 點是促進主管與下屬的溝通，釐清職責，令下屬明白主管 對他們的期望，主管也更能察覺下屬工作上的進度、困難 和專業發展。受評核員工也可透過這個制度多表達自己的 意見。 人事處人事主任張燕儀女士說，這套制度剛開始推行時， 許多評核員不清楚該怎樣細分受評核者的職責。「比如， 司機的職責不就是開車，還能怎樣分百分比？我們會引導 他們去思考，比如我們會問：司機除了開車，須不須要清 潔車廂？對待乘客是否要有禮貌？提供服務是否要安全準 W hat did you read first when you received your writing assignment from your teacher in primary school? The grade or the comments? What did you consider more important when you got your transcript upon graduation from university? The GPA or what you learned all those years? Now, what do you care the most about when your supervisor hands you your performance review report? Whether you got 5.6 in the overall rating or whether you have made progress on your chosen career path? ‘When they get the reports filled in by their reviewers, they’ll go straight to the overall ratings. Everybody does it. It’s a natural human thing,’ said Dr. Colin Storey, University Librarian of the University Library System (ULS). He believes that what really says something about an individual is the parts about his or her accountabilities and competency. ‘They’re not just about a ratings number. It’s the whole report that is really critical, not simply the fact that they get 5.9 or 3.1.’ A System Aimed at Awarding Employees and Facilitating Communication This year sees the fourth review cycle since the introduction of the Performance Review and Development System (PRDS). The ULS is one of the departments in the University that have conducted productive performance reviews and produced well-written review reports. Dr. Storey admitted that when the system was introduced, he thought that an annual review was too much, particularly for departments with larger staff numbers. ‘But now seeing it in practice, and seeing those reports going to relevant committees for rewards, I can understand how an annual one is quite useful.’ Ms. Lee Shun-king Corinna, assistant director of personnel at the Personnel Office (PO), added, ‘The system has provided us with a basis for human resource management decisions. For example, in cases of offering somebody promotion or a continuous contract, we can track their performance review reports to see if their performance has been consistently good. This provides us with some justification.’ Dr. Storey agrees with her. He believes that the PRDS allows his line managers to identify and track the progress of excellent staff, and place it on record. ‘This is crucial, since they may be rewarded later, either through the Performance-Linked Reward Scheme, by promotion or continuous appointment.’