中大通訊第52期

中 大 通 訊 成立原因 ……各學術及行政部門之間關係日趨 複雜，它們的合作更顯重要…… 以確保大學資源獲得妥善運用。 •內部審核處的成立，與年前數學系 系主任詐騙助敎薪酬，校外進修部 某些職員被廉署調查，以及國內硏 究生投訴待遇與系方承諾不符的事 件，有沒有關係？ •這些事件只有少許的影響，絕不是 促成內部審核處成立的主導。數年 前，高錕校長有感於大學正急速發 展，各部門不斷膨脹；加上權責下 放後，各學術及行 政部門之間關係 日趨複雜，它們的 合作更顯重要，故有 意設立一個獨立單位，審 核各部門的運作制度，以確保 大學資源獲得妥善運用。我於九二 年應聘到中大，任務之一亦是成立 此審核單位。 •既然數年前已有計劃成立內部審核 處，爲何延至今年才得以落實？ •大學要設立一個新的部門，必須經 過一定的程序；而且作爲一所高等 敎育機構，亦須優先處理敎學及硏 究事務。加上我上任之初，總務處 人手短缺，不得不先應付該處的工 作。故此，內部審核處延至現在才 正式成立。 本港其他專上院校有沒有類似的部 門？ •其他院校都有類似的部門，有的 附屬於總務處，有的是獨立部 門。中大算是頗遲才成立內部審 核單位。 工作目標 我們的目標是協助大學各部門 有效地履行其職責。 •可否介紹一下內部審核處的目標與 工作性質？它的職責是否類似政府 的核數署？ •我們的目標是協助大學各部門有效 地履行其職責。政府的核數署可能 比較重視審核各部門的賬目，但我 們的工作範圍，卻更爲廣泛。除了 檢視各部門的賬目外，我們亦會審 核各部門是否充分且適當地運用各 種資源。在首次審核時，我們會核 對各部門是否遵照既定政策和程序 運作。若發現某些部門沒有定下明 確政策或程序指引，我們會提出建 議。隨後我們會硏究行政運作，評 估有關部門的效率與效能，看看是 否達到預期的目標，及找出制度內 需要改善的地方。審核完畢後，我 們會提交書面報告，建議有關部門 如何有效地履行其職責。此外，若 某部門要訂立新的運作制度或發展 新計劃，亦可要求內部審核處提供 意見。 有客觀評核標準嗎？ 雖然過去沒有明文界定各部門及 職員的職責，但他們總有固定的任務 及使命，要作客觀評估，也非太難。 •內部審核處憑什麼準則來評審部門 運作制度是否完善，資源運用是否 有效，工作表現是優是劣，學術硏 究計劃是否有用及達致目標？ •要對學術硏究計劃作評審是十分困 難的，加上內部審核處的人手有 限，所以暫時只能評審各行政部 門。審核標準依照兩方面來釐定： (一)各部門及其職員的職責；他們 完成工作的準確度與滿意程度都可 作準則。（二)與其他大專院校類似 部門的比較。 •可是在現行架構下，各單位的從屬 關係有時可以十分微妙而獨特；而 各行政部門的職權及各職級的工作 範圍又經常靈活調動，這樣會不會 令審核工作難以進行？ •儘管行政架構複雜，可是每一個行 政部門不外是服務單位，爲某些人 士提供服務。舉例說，總務處薪金 組的服務對象爲大學敎職員。故 此，大學同人對薪金計算和糧期的 反應，已可作評審準則。雖然過去 沒有明文界定各部門及職員的職 責，但他們總有固定的任務及使 命，要作客觀評估，也非太難。 •既然提到薪金組，就以薪金組爲 例。通常同事只在薪金計算出錯或 糧期延誤時，才向總務處反映，那 豈不是只有負面的反應？再者，反 應本身只是一項調查變數（正如工 作速度、準確度等也是變數），並不 是一個標準。例如人手短缺，導致 服務不足，反應不佳，並不一定表 示員工失職。我們必先有客觀標 準，列出部門的主要職責範圍，應 有多少人手，才可完成任務並達至 一定的水準。有了標準才可以審核 部門表現是優是劣，是人手過剩還 是人手不足。而中大現時缺乏這樣 一套量度標準，你不認爲是審核的 一大障礙嗎？ •正如我剛才所說，內部審核處首先 審視各部門是否有既定的政策與運 作程序，所以現階段未能評核表現 及水準。待第二次審核時，我們對 各部門都有了一定的認識與了解， 才可協助他們把標準訂出來。 第五十二期　一九九四年三月 7