中大通訊第52期

中 大 通 訊 評審時間表 預 算 每 三 至 四 年 把 大 學 所 有 行 政 部 門 輪 流 評 審 一 次 。 ……總務處、人事處、建築處及 電 算 機 服 務 中 等 大 單 位 ， 應 是 首 批 接 受 評 審 的 部 門 。 •各行政部門是否只能被動地接受審 核？抑或可主動尋求服務？ •個別部門當然可以主動要求內部審 核處服務。可是，審核處人手終究 有限，而每年的審核工作又要按大 學優先考慮的事項編定，所以除非 主動要求服務的部門有迫切需要， 且又十分影響大學運作，否則審核 處不會即時給予服務，但會將之列 入待審核名單。 •評審的次序是如何釐定的？最先接 受審核的會是哪些部門？ •每年年初，校長會參考行政與計劃 委員會的建議，根據（一）需要， (二）各部門佔用的資源，（三)各部 門對大學整體運作的影響，而提出 該年度應審核的部門名單。內部審 核處預算每三至四年把大學所有行 政部門輪流評審一次。由於內部審 核處剛剛成立，暫時還未決定評審 的次序。但是總務處、人事處、建 築處及電算機服務中心等大單位， 應是首批接受評審的部門。 如何定位 内 部 審 核 處 也 只 不 過 是 校 内 一 個 服 務 單 位 ， 為 大 學 各 部 門 提 供 獨 立 評 審 服 務 。 •行政與計劃委員會的成員，多是部 門主管，他們可提議評審範圍，會 不會影響內部審核處的獨立性？ •行政與計劃委員會所提出的意見， 只供參考，最終決定是來自校長， 所以影響不大。 •接受評審的部門該如何與內部審核 處合作？評核的程序又會是怎樣 的？ •內部審核處是以盡量不打擾各部門 的工作爲原則。當準備爲某一部門 進行評審時，內部審核處會先與該 部門主管開一個預備會議，了解其 工作範圍，商談評審的項目。有了 初步認識後，審核員會再與該部門 職員接觸，請他們提供資料及相關 文件。我們會讓有關的同事有充足 的時間準備文件，並不希望加重他 們的工作量。 • 一般來說，審核員都是不太受歡迎 的，接受審核的部門總會覺得他們 是找盆子的，未必樂意合作。身爲 內部審核處的主管，你有什麼計劃 去爭取校內敎職員的支持和諒解？ •我要特別強調的是，內部審核處也 只不過是校內一個服務單位，爲大 學各部門提供獨立評審服務。它的 設立，並不是要監管每一個部門， 也不是專到各部門去挑問題和找麻 煩。內部審核處的出發點是良性 的，從一個第三者的客觀立場去看 看有什麼方法可令該部門運作得更 順暢，進一步提高效率與效能。譬 如說，有不少部門都嚷著人手不 足，需要增聘職員，唯是大學資源 有限，內部審核處便可嘗試爲該等 部門硏究其運作及人手調配，提出 意見，希望可暫時紓解其困難。若 接受評審的部門誤解審核處的工 作，我們的審核員會耐心向有關敎 職員解釋。審核員都是經過專業訓 練的，必能消除他們的疑慮。 •內部審核處強調獨立與客觀，但據 編制，你擔任審核處主任一職之 餘，仍兼顧總務處的工作，是否有 角色衝突？ •當內部審核處正式運作後，我將卸 下總務處的部分職務，以保持審核 處的獨立性。然而，我仍會處理少 第五十二期一九九四年三月 8