Newsletter No. 148

校園物業管理新氣象 建築處去年四月一日重組為校園發展處 和 物業管理處兩個獨立的部門 ， 物業管理處更採用黃衣綠褲的新制服，但不少同人 新架構仍未習慣，不時張冠李戴，或仍以「建築處」統稱之 物業管理處 物業管理處主任譚必成先生表示， 由於該處也負責校園斜坡的小型維修工 程和部分室內裝置，同人一時分不清該 處與校園發展處的權責是可以理解的。 他們會把不屬該處工作範疇的查詢，轉 介到合適的部門。 其實，校園發展處負責策劃大學校 園的發展，監察所有基建、改建、加建 及大型修葺工程的進度和素質，並就校 園規劃與發展事宜與政府及大學教育資 助委員會聯絡。物業管理處則負責監管 大學建築物及園地之維修和保養，以及 物業設施的日常運作，包括工程服務、 潔淨、搬運、庭園布置及園藝工作。 生產力不斷提高 譚先生介紹說，該處約有員工三百 人，分隸四個職務小組：屋宇設備組、 裝修策劃組、庶務清潔組和園藝組。中 大在過去六、七年來，並沒有增加處理 這等工作的人手，但要處理的樓宇面積 則總共增加了三成。九四至九五年度的 有關工作訂單為兩萬多張，本年度則增 加至四萬多張。在本地大學的同類部門 中，該處的生產力是數一數二的了。 但該處的表現難與外間屋宇管理公 司的直接比較，因為彼此的環境不同。 譬如中大校園廣大， 加上建築師愛為新的 建築物劃定花卉園 地，所以他們的園藝 工作量相信是所有同 類管理公司之冠；酒 店日常營運一般要有 四組人，每天分三更 輪流工作，但中大的 物業服務則不需這般 安排，亦無須因交更 而引致資源內耗；外 間管理公司在周末和 假日的服務需求很大，中大則不是，人 手編排的壓力較輕；外間通常把裝修工 作外判，但中大則不全然；中大的人工 成本大致上依循政府編制，彈性比較 少；至於該處負責的道路維修、斜坡整 理、地底水電設施及溝渠修理等工作， 是其他物業管理公司所罕見的。 商業物業管理慨念 譚先生去年一月加入中大服務，之 前在香港上海大酒店工作了十七年，曾 參與纜車暨有關物業如凌霄閣和聖約翰 大廈，以及淺水灣影灣園的管理與發 展，離職前為大酒店的項目經理（物業服 務、集團發展及技術服務部）。 他指出，商業房地產的租約仔細訂 下業主和租戶各具的責任與權利，有助 物業管理，因為事無大小，都有合約條 文可依。物業管理公司既為租戶提供服 務，又負責監管租戶有沒有履行合約條 文。但這概念在中大就較為薄弱，他們 只能泛稱中大物業的使用者為用家。該 處接到服務請求時，間中要與用家協 商，解釋該處的職責和業主（校方）的責 任所在，以及用家享有的權利。遇上用 家沒有經費進行一些必要的小型維修或 裝置，他們會代用家向校方申請撥款， 間中會以該處可調動的資源代支。「不 過，我們會盡量把這些歷史遺留下來的 酌情做法統一。」譚先生補充說。 內部管理與培訓 譚先生指出，該處最缺乏中層管理 人員，員工以基層的佔絕大部分，管理 人員只佔百分之五。他們已著意讓一些 員工擔負部分管理職務，期望兩、三年 內訓練出二、三十名中層管理人才。為 了聽取和了解前線員工的心聲和建議， 該處設有工作協商小組，供基層員工與 高層管理人員直接對話，以改善工作安 排和管理制度。 他說，在大學經費遭削減的大氣候 之下，他們已不再聘用散工，又盡量減 少超時工作的補薪開支。因此，員工難 免有怨言，他唯有不時向員工解釋，並 說明社會的現實情況，希望他們較容易 接受。 提供更佳服務 另外，該處加強向員工灌輸紀律和 物業管理的概念，又開設有關工業安全 和監管外判工程的工作坊。這一方面有 助提高該處的工作效率和效益，另一方 面則可提高員工的市場價值。例如大學 樓宇廁所的廁紙架一般只能擺放一卷廁 紙，清潔員工須每天更換廁紙一至兩 次，現在改用了卷 軸式廁紙架（右 圖），擺放巨型裝 廁紙，可節省員工 這方面的工作量， 更確保教職員和學 生有廁紙可用。清 潔員工現在也會留 意樓宇的情況和設施運作，例如牆身有 沒有裂縫，燈泡和光管是否失靈，並主 動向處方報告，而不必待用家提出才修 繕。該處又加強監管外判工程，曾向工 程承建商發出警告信和罰款，節省所得 一概交回有關用家。 譚先生說，該處會逐步吸納 ISO 有 關品質管理的精神，提高管理和服務素 質，但不會花資源和時間於取得一紙 ISO 證書。該處現行的工作指標，主要是參 考商業同行的指標和依據去年八、九月 所做的用家調查而制訂，他不諱言這些 指標可能會有偏差，亟待檢討，以能最 切合中大的需要。所以，他最期待的， 是校方於年中為該處作管理效益檢討， 以期在專業管理顧問的協助下，訂定更 全面和合理的組織架構、人事編制和量 度指標，使校園的物業管理工作更進一 步。 蔡世彬 物業管理處設花圃育苗，供應校園四時花卉。 物業管理處主任譚必成先生 中大通訊 CUHK NEWSLETTER 網址 website http://www.cuhk.edu.hk/puo/ 1.本刊逢四日及十九日出版。 2來函或投稿請寄沙田香港中文大學秘書處出版事務處《中大通訊》 編輯部（電話 2609 8584 ，圖文傳真 2603 6864， 電子郵遞 pub2@uab.msmaiLcuhk.edu.hk )。 3.投稿者須附真實姓名、地址及聯絡電話，文章則可用筆名發表。 4編輯有權刪改及決定是否刊登來稿，不欲稿件被刪者請預先聲 明。 5.本刊所載文章只反映作者之觀點和意見，並不代表校方或本刊立 場。 6. 所有內容未經編者書面准許，不得轉載。 7.本刊每期發行三千八百份，免費供校內教職員索閱，部分郵寄本 地教育機構及與大學有關人士。私人索閱，請致函本刊查詢。 1. The Newsletter is published on the 4th and 19th of each month. 2. A ll contributions and suggestions should be sent to the Editor, CUHK Newsletter, Publication Office, University Secretariat, The Chinese University of Hong Kong (tel. 2609 8584; fax. 2603 6864; e-mail pub2@uab.msmail.cuhk.edu.hk ). 3. Contributions should bear the writer's name and contact telephone number, and may be published under pseudonyms. No anonymous letters will be published. 4. The Editor reserves the right to reject contributions and to edit all articles without notice for reasons of clarity, length or grammar. Those who do not want to have their articles amended should indicate clearly in writing. 5. The views expressed in the CUHK Newsletter are those of the authors, and are not necessarily those of the University or the Editor. 6. No part of this newsletter may be reproduced without the written consent of the Editor. 7. This publication has a circulation of 3,800 and is primarily intended for staff members of CUHK. Copies are also sent to local educational institutions and individuals associated with the University. Those who wish to be included on the mailing list please contact the Newsletter direct. 截 稿 日 期 Deadlines for Contributions 期數 Issue no. 出版日期 Issue date 截稿日期 Deadline for contributions 暑期特刊 Summer Supplement 19.8.99 4.8.99 149 4.9,99 18.8.99 150 19.9.99 3.9.99 151 4.10,99 16.9.99 152 19.10.99 29.9.99 153 4.11.99 15.10.99 154 19.11.99 2.11.99 155 4.12.99 17.11.99 香港中文大學出版事務處出版 編輯：梁其汝（蔡世彬代行） 助理編輯：李琪 陳偉珠 製作：黎寶翠 Published by the Publication Office, The Chinese University of Hong Kong Editor: Lawrence Choi (acting) Assistant Editor: Piera Chen Graphic Designer: Stella R.C. Lai 印刷：鮑思高印刷有限公司 Printing: Don Bosco Printing Co. Ltd. 中大通訊 3 第一四八期 一九九九年六月十九日