DraftCraft

More on Chinese Letter Writing


上一期我們談過用文言文寫公函,現在應該說說用語體文寫信常碰到的事情。用語體文撰寫信件,比文言文容易,而且格式簡單,詞語出於現代生活,讀來或覺較為親切。不過,也有些地方值得我們留意。限於篇幅,今天只談語體文信函正文的開端。

近年公函常以「您好」作問候語;朋友、同事見面打招呼,也常說「您好」或「你好」。這個詞盛行於內地,港澳台的公私營機構現在也都常見使用。「您好」的出處,恐怕無從稽考,估計是「您好嗎」的變體或縮寫,就像「我的公司」縮略成「我司」。

可是,省略了「嗎」字,「您好」聽上去不像通候語,反倒更像「你看來很不錯」這類客套說話。朋友碰面,若對方神氣清爽,對他說「你看來很不錯」還可以,但假如對方健康欠佳,或工作不順利,「你看來很不錯」就有點幸災樂禍味道。魚雁往還,還是以親切問候打開話匣子比較好。

一般公函有別於私人信札,不一定須要噓寒問暖。但生意或業務上常有往來者,見對方碰上喜慶或失意事,理應致賀或慰問,才合人情世故,因此,寫給合作夥伴的信,不須篇篇官樣文章。我們節日或可送禮給合作密切者,但也不要忽略書信往來。言詞雅潔、恰當的信函,或慰問,或致賀,能使收信人捧誦再三。

「您好」以外,「本人」、「本公司」、「本部門」等,也是公文開端常見的用字。發信人以「本人」自稱,如果收信人為業務夥伴,同事或同僚,似有自矜自大之意,不利合作。一般語體文書信,以你我相稱,當無不可,但通篇你我,難免予人累贅的感覺。請看以下一例:

【例一】

李處長:

本人曾於八月二日代表青少年就業促進會發信,邀請您的學校參加本會的2016年青年就業論壇。我們很榮幸得您應允出席論壇並發表演講。我們正在編纂論壇特刊,敬請您於九月二十日前擲下不超過二百字的演講概要,謝謝。順祝

台安

青少年就業促進會總幹事
王志華敬上

二零一六年八月二十日

 

現改寫上述信件如下:


【例二】

李處長:

本會八月二日發信邀請貴校參加2016年青年就業論壇,蒙您應允出席及演講,不勝榮幸。本會正編纂論壇特刊,敬請九月二十日前擲下二百字為限之演講概要,謝謝。順祝

台安

青少年就業促進會總幹事
王志華敬上

二零一六年八月二十日

 

例二省略了「我們」、「您的」,仍不損例一原意。現代中文書信,「貴校」、「貴公司」、「貴部門」等稱謂,不必自動改成「您的XX」。有些文言書信常用詞語,好像「不勝榮幸」、「煩請」、「敬請」、「垂詢」,淺白精簡,與語體文不相扞格,沿用並無不可。

This article was originally published in No. 493, Newsletter in Mar 2017.

Tags
書信 中文書信 格式