敬告讀者:
《中大通訊》已停刊,本網暫停更新。請移玉步造訪本校最新通訊《走進中大》網頁:https://focus.cuhk.edu.hk,閱讀大學報道和消息

如琢如磨

中文信函淺談


香港的大學、公營機構等,多以英文撰寫電郵和公文,但不少對外書信還須以中文書寫。許多人認為中文信格式和用語難以掌握,視中文信為畏途。筆者今試舉以下一例,淺談中文信格式,作引玉之磚。

【例一】

尊敬的陳大文教授鈞鍳:

承蒙 台端積極支持本社之籌款活動,本社致以衷心感謝。我們致力推動青少年教育,舉辦多項活動,深受大眾支持。我們曾邀請香江學院院長陳大文教授、基礎教育協會總幹事李小文女士出任活動顧問。本社今年將續辦慈善晚會,特函邀請 台端出席,敬祈應允。耑此,敬頌

崇祺

青年互助社主席

林志輝謹啟

二零一六年七月五日

我們先說說信函的第一個部分:稱謂和知照敬辭。不知道從何時開始,發信人以「尊敬的X」稱呼收信人。「尊敬的」不中不西,非古非今,大可省略。如以語體文撰寫信件,「鈞鍳」、「大鍳」、「雅鍳」等知照敬辭,也應刪掉。順帶一提,文言信的知照敬辭,顯示發信人與收信人的關係,以及收信人的社會地位、職業等。譬如對長輩須用「尊鍳」,對教育界可用「講席」,對平輩宜用「台鍳」、「大鍳」,用於弔唁則用「禮席」、「禮鍳」等。讀者須仔細斟酌,避免引起誤會。

發信機構以「本社」、「我們」自稱,時而嚴肅,時而親切,風格欠一致,似非同一人手筆,徒惹抄襲之嫌。此外,發信人在正文中複述收信人(陳大文教授)的姓名、工作機構、職銜,實在多此一舉,也欠禮貌。

此信可改寫如下:

【例二】

陳教授鈞鍳:

敝社以促進青少年教育為宗旨,承蒙 台端鼎力支持,出任籌款活動義務顧問,不勝感紉。敝社將舉辦慈善晚會,誠邀 台端蒞臨,以增光寵,倘蒙賜允,無任欣忭,敬祈早日示覆,是所至盼。肅此奉懇,敬頌

崇祺

青年互助社總幹事

林志輝謹啟

二零一六年七月五日

一般來說,「敝社」、「敝校」等自稱,其字體較正文小一點,表示自謙。今天多用本社、本校,則不用縮小字體。台端、閣下等尊稱對方的字詞,前面通常留一空格,但到了今天,縮小字體、抬頭、留空位等舊規矩,也不用過分拘泥。有些私人機構以「我司」自稱,應盡量避免。「我司」應為「我的公司」縮寫,但「司」原解政府機關,如布政司、教育司。用「我司」不如用「本公司」或「敝公司」,那才不至於公私不分。由此可見,字詞不應隨意刪減或組合。

本文出自《中大通訊》第491期(2017年1月)

標籤
書信 中文書信 格式 文言文 公函